21.02.2012
Arbeitszeitaufzeichnungen
Arbeitszeitaufzeichnungen gehören in der Regel zum betrieblichen Alltag. Doch sie basieren nicht auf "Freiwilligkeit", sondern haben eine gesetzliche Grundlage - das Arbeitszeitgesetz (AZG).
Dieses sieht (vor allem hinsichtlich der Pflichten des Dienstgebers) Folgendes vor:
Der Dienstgeber muss in der Betriebsstätte Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden führen. Er muss also die tatsächlich absolvierte Arbeitszeit sowie ihre zeitliche Lagerung exakt festhalten. Etwaige - im Vorhinein erstellte - Dienstpläne sind laut Verwaltungsgerichtshof nicht geeignet, die tatsächlich geleisteten (und daher erst im Nachhinein feststellbaren) Arbeitszeiten und Ruhepausen zu dokumentieren.
Die Aufzeichnungspflicht umfasst alle Dienstnehmer, die in den Geltungsbereich des Arbeitszeitgesetzes fallen (also auch Teilzeitbeschäftigte und geringfügig Beschäftigte; Überstundenpauschalen entbinden ebenfalls nicht von der Aufzeichnungspflicht). Eine Ausnahme stellen leitende Angestellte dar, denen maßgebliche Führungsaufgaben selbstverantwortlich übertragen wurden.
Der Beginn und die Dauer eines etwaigen Durchrechnungszeitraumes sind festzuhalten.
Wurde (insbesondere bei gleitender Arbeitszeit) vereinbart, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen vom Dienstnehmer zu führen sind, so hat der Dienstgeber den Dienstnehmer zur ordnungsgemäßen Führung dieser Aufzeichnungen anzuleiten. Die rechtliche Verantwortung bleibt aber beim Dienstgeber!
Nach Ende der Gleitzeitperiode hat der Dienstgeber sich diese Aufzeichnungen aushändigen zu lassen und zu kontrollieren.
Werden die Aufzeichnungen vom Dienstgeber durch ein Zeiterfassungssystem geführt, so ist dem Dienstnehmer nach Ende der Gleitzeitperiode auf Verlangen eine Abschrift der Arbeitsaufzeichnungen zu übermitteln, andernfalls ist ihm Einsicht zu gewähren.
Die Dienstgeber haben dem Arbeitsinspektorat die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und auf Verlangen Einsicht in die Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu geben.
Auf der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung sind die geleisteten Überstunden auszuweisen.
Ruhepausen
Hier gilt, dass die Verpflichtung zur Führung von Aufzeichnungen über die Ruhepausen entfällt, wenn durch Betriebsvereinbarung Beginn und Ende der Ruhepausen festgelegt werden oder es dem Dienstnehmer überlassen wird, innerhalb eines festgelegten Zeitraumes die Ruhepausen zu nehmen. Die Betriebsvereinbarung darf dabei keine längeren Ruhepausen als das im Arbeitszeitgesetz geregelte Mindestausmaß vorsehen und es darf von dieser Vereinbarung nicht abgewichen werden.
"Sonderregelung"
Für Dienstnehmer, die ihre Arbeitszeit überwiegend außerhalb der Arbeitsstätte verbringen und die Lage ihrer Arbeitszeit und ihren Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen können (also eventuell z. B. Außendienstmitarbeiter oder Vertreter), sind ausschließlich Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit zu führen.
Konsequenzen
Welche Folgen kann eine Nichteinhaltung der Aufzeichnungspflichten haben?
Nachzahlungen: Entrichtet der Dienstgeber auf Grund unvollständiger Zeitaufzeichnungen zu niedrige Sozialversicherungsbeiträge, so sind diese (samt Verzugszinsen) nachzuzahlen.
Schätzungen: Der Sozialversicherungsträger kann bei fehlenden oder mangelhaften Aufzeichnungen eine Schätzung der Arbeitszeiten vornehmen (ohne ein konkretes Ermittlungsverfahren durchführen zu müssen).
Verwaltungsstrafen: Bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht drohen nach dem Arbeitszeitgesetz Geldstrafen bis zu EUR 1.815,00 je Dienstnehmer.
LSDB-G: Unvollständige Aufzeichnungen erschweren es dem Dienstgeber auch, die korrekte Entlohnung seiner Dienstnehmer im Sinne des Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetzes (LSDB-G) zu belegen.
Quelle: NÖDIS, Nr. 2/Februar 2012
Dieses sieht (vor allem hinsichtlich der Pflichten des Dienstgebers) Folgendes vor:
Der Dienstgeber muss in der Betriebsstätte Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden führen. Er muss also die tatsächlich absolvierte Arbeitszeit sowie ihre zeitliche Lagerung exakt festhalten. Etwaige - im Vorhinein erstellte - Dienstpläne sind laut Verwaltungsgerichtshof nicht geeignet, die tatsächlich geleisteten (und daher erst im Nachhinein feststellbaren) Arbeitszeiten und Ruhepausen zu dokumentieren.
Die Aufzeichnungspflicht umfasst alle Dienstnehmer, die in den Geltungsbereich des Arbeitszeitgesetzes fallen (also auch Teilzeitbeschäftigte und geringfügig Beschäftigte; Überstundenpauschalen entbinden ebenfalls nicht von der Aufzeichnungspflicht). Eine Ausnahme stellen leitende Angestellte dar, denen maßgebliche Führungsaufgaben selbstverantwortlich übertragen wurden.
Der Beginn und die Dauer eines etwaigen Durchrechnungszeitraumes sind festzuhalten.
Wurde (insbesondere bei gleitender Arbeitszeit) vereinbart, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen vom Dienstnehmer zu führen sind, so hat der Dienstgeber den Dienstnehmer zur ordnungsgemäßen Führung dieser Aufzeichnungen anzuleiten. Die rechtliche Verantwortung bleibt aber beim Dienstgeber!
Nach Ende der Gleitzeitperiode hat der Dienstgeber sich diese Aufzeichnungen aushändigen zu lassen und zu kontrollieren.
Werden die Aufzeichnungen vom Dienstgeber durch ein Zeiterfassungssystem geführt, so ist dem Dienstnehmer nach Ende der Gleitzeitperiode auf Verlangen eine Abschrift der Arbeitsaufzeichnungen zu übermitteln, andernfalls ist ihm Einsicht zu gewähren.
Die Dienstgeber haben dem Arbeitsinspektorat die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und auf Verlangen Einsicht in die Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu geben.
Auf der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung sind die geleisteten Überstunden auszuweisen.
Ruhepausen
Hier gilt, dass die Verpflichtung zur Führung von Aufzeichnungen über die Ruhepausen entfällt, wenn durch Betriebsvereinbarung Beginn und Ende der Ruhepausen festgelegt werden oder es dem Dienstnehmer überlassen wird, innerhalb eines festgelegten Zeitraumes die Ruhepausen zu nehmen. Die Betriebsvereinbarung darf dabei keine längeren Ruhepausen als das im Arbeitszeitgesetz geregelte Mindestausmaß vorsehen und es darf von dieser Vereinbarung nicht abgewichen werden.
"Sonderregelung"
Für Dienstnehmer, die ihre Arbeitszeit überwiegend außerhalb der Arbeitsstätte verbringen und die Lage ihrer Arbeitszeit und ihren Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen können (also eventuell z. B. Außendienstmitarbeiter oder Vertreter), sind ausschließlich Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit zu führen.
Konsequenzen
Welche Folgen kann eine Nichteinhaltung der Aufzeichnungspflichten haben?
Nachzahlungen: Entrichtet der Dienstgeber auf Grund unvollständiger Zeitaufzeichnungen zu niedrige Sozialversicherungsbeiträge, so sind diese (samt Verzugszinsen) nachzuzahlen.
Schätzungen: Der Sozialversicherungsträger kann bei fehlenden oder mangelhaften Aufzeichnungen eine Schätzung der Arbeitszeiten vornehmen (ohne ein konkretes Ermittlungsverfahren durchführen zu müssen).
Verwaltungsstrafen: Bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht drohen nach dem Arbeitszeitgesetz Geldstrafen bis zu EUR 1.815,00 je Dienstnehmer.
LSDB-G: Unvollständige Aufzeichnungen erschweren es dem Dienstgeber auch, die korrekte Entlohnung seiner Dienstnehmer im Sinne des Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetzes (LSDB-G) zu belegen.
Quelle: NÖDIS, Nr. 2/Februar 2012
